Muhasebe yazılımı e-Defter entegrasyonu, muhasebe programınızdaki kayıtların e-Defter üreten yazılıma aktarılıp yevmiye ve büyük deftere dönüştürülmesidir. Bunun iki yolu vardır. Birincisi dosya aktarımıdır: programınızdan bir çıktı alınır ve sisteme yüklenir. İkincisi veritabanı bağlantılı entegrasyondur: ana bilgisayara kurulan bir program muhasebe yazılımının veritabanına bağlanır ve kayıtları doğrudan çeker. İki model de aynı sonuca ulaşır, ama farklı çalışır.
Yazar: e-Defter PRO İçerik Ekibi. Muhasebe yazılımlarını e-Defter süreçlerine bağlayan saha ekibi.
Bir muhasebeci geçen dönem şöyle dert yandı: "Her ay programdan dökümü alıyorum, düzenliyorum, sonra sisteme yüklüyorum. Yarım günüm gidiyor."
Oysa gitmesine gerek yoktu. Hiç.
Onun kullandığı programda veritabanı bağlantılı entegrasyon mümkündü. Kurulumdan sonra kayıtlar elle döküm alınmadan aktarılıyordu. Bu yazıda entegrasyonun ne olduğunu, iki modelin nasıl çalıştığını ve hangisinin size uyduğunu anlatıyoruz. e-Defter'in temellerini e-Defter nedir rehberimizde bulabilirsiniz.
Kısaca Bilmeniz Gerekenler
- Entegrasyon, muhasebe programındaki kayıtların e-Defter üreten yazılıma aktarılmasıdır.
- İki model vardır: dosya aktarımı ve veritabanı bağlantılı entegrasyon.
- Dosya aktarımında programdan çıktı alınıp sisteme yüklenir; Luca bu modelle çalışır.
- Veritabanı bağlantısında ana bilgisayara kurulan program veritabanına bağlanır ve kayıtları doğrudan çeker.
- Logo, Zirve, Mikro gibi yaygın ticari programların kayıtları e-Deftere aktarılabilir.
Muhasebe yazılımı e-Defter entegrasyonu nedir?
Entegrasyon, muhasebe programınızda tuttuğunuz kayıtların e-Defter üreten yazılıma taşınması ve orada yasal deftere dönüştürülmesidir. Muhasebe programınız günlük işi yapar: fişleri, faturaları, tahsilatları kaydeder. e-Defter tarafı ise bu kayıtları alıp yevmiye defteri ve büyük defter biçimine, yani XBRL GL formatına döker ve beratını üretir.
Aradaki köprü entegrasyondur. Köprü olmadan kayıtları tek tek elle girmeniz gerekir; bu hem yavaş hem hataya açıktır. Entegrasyonla kayıtlar toplu ve düzenli aktarılır. Elle iş biter.
Bu köprünün iki farklı kurulma biçimi vardır. Hangisini kullandığınız, muhasebe programınıza ve çalışma düzeninize bağlıdır. Şimdi ikisini ayrı ayrı görelim.
İki entegrasyon modeli
e-Deftere veri aktarmanın iki temel yolu vardır ve aralarındaki fark, verinin nasıl taşındığındadır. Aşağıdaki tablo iki modeli yan yana koyuyor.
| Boyut | Dosya aktarımı | Veritabanı bağlantısı |
|---|---|---|
| Nasıl çalışır | Programdan çıktı alınır, sisteme yüklenir | Kurulan program veritabanına bağlanır |
| Kurulum | Kurulum gerektirmez | Ana bilgisayara program kurulur |
| Emek | Her dönem çıktı ve yükleme | İlk kurulumdan sonra otomatik çekim |
| Örnek | Luca ile e-Defter | Logo, Zirve, Mikro |
| Uygun olan | Bulut ya da çıktı veren programlar | Yerel veritabanlı programlar |
Kısaca şöyle. Dosya aktarımı basit ve kurulumsuzdur, ama her dönem tekrar eder. Veritabanı bağlantısı ilk kurulumu ister, sonrasında elle iş bırakmaz. Biri emek, biri kurulum ister.
Dosya aktarımı nasıl çalışır?
Dosya aktarımı en yalın modeldir. Muhasebe programınızdan yevmiye kayıtlarını içeren bir çıktı alırsınız, ardından bu çıktıyı e-Defter sistemine yüklersiniz. Sistem çıktıyı okur ve kayıtları deftere dönüştürür. Kurulum gerektirmez, bu yüzden hızlı başlanır.
Bu modelin en bilinen örneği Luca'dır. Luca üzerinden yevmiye çıktısı alınıp sisteme yüklenir ve defter oluşur. Ayrıntısını Luca ile e-Defter rehberimizde anlattık. Bulut tabanlı ya da düzenli çıktı verebilen programlar için dosya aktarımı pratik bir yoldur.
Tek dikkat noktası, işin her dönem tekrar etmesidir. Çıktı alma ve yükleme adımı elle yapılır. Kayıt hacminiz düşükse bu sorun olmaz; yüksekse veritabanı bağlantısı zaman kazandırır.
Veritabanı bağlantılı entegrasyon nasıl çalışır?
Veritabanı bağlantılı entegrasyonda araya küçük bir program girer. Bu program muhasebe yazılımınızın çalıştığı ana bilgisayara kurulur ve programın veritabanına bağlanır. Bağlantı kurulduktan sonra kayıtları elle döküm almadan doğrudan okur ve e-Defter tarafına aktarır. Süreç şöyle işler:
- Ana bilgisayara entegrasyon programı kurulur.
- Program, muhasebe yazılımının veritabanına bağlanır.
- Yevmiye kayıtları veritabanından doğrudan okunur.
- Kayıtlar e-Defter biçimine dönüştürülür ve defter üretilir.
Bu modelin avantajı, ilk kurulumdan sonra elle iş bırakmamasıdır. Kayıtlar programda oluştukça aktarıma hazır olur. Döküm yok. Yerel veritabanı kullanan yaygın ticari programlar için en verimli yol budur.
Hangi programlarla çalışır?
Entegrasyon, piyasada yaygın kullanılan ticari muhasebe programlarının çoğuyla kurulabilir. Logo, Zirve ve Mikro gibi yerel veritabanı kullanan programlar veritabanı bağlantılı modele uygundur. Luca gibi çıktı verebilen programlar ise dosya aktarımı modeliyle çalışır.
Burada önemli olan programın adı değil, verinin nasıl alınabildiğidir. Program yerel bir veritabanında çalışıyorsa veritabanı bağlantısı kurulabilir. Program düzenli bir yevmiye çıktısı verebiliyorsa dosya aktarımı yeterlidir. Biz e-Defter PRO'da iki modeli de destekliyoruz; hangisinin size uyduğunu kullandığınız programa bakarak belirliyoruz. Kendi programınız için uygunluğu netleştirmek isterseniz bize yazabilirsiniz.
Entegrasyonun faydaları ne?
Entegrasyonun en somut faydası, elle veri girişini ortadan kaldırmasıdır. Yazının başındaki muhasebeci her ay yarım gününü döküm almaya ve düzenlemeye harcıyordu. Yarım gün. Her ay. Veritabanı bağlantısı kurulduktan sonra bu süre neredeyse sıfıra indi.
İkinci fayda hatanın azalmasıdır. Elle giriş ve elle düzenleme, kaçınılmaz olarak yazım ve eşleşme hatası doğurur. Kayıtlar doğrudan aktarıldığında bu hatalar büyük ölçüde önlenir. Üçüncü fayda ise tutarlılıktır. Aynı kaynaktan aynı biçimde aktarılan kayıtlar, defterin GİB kurallarına uyumunu kolaylaştırır.
Veritabanı bağlantısı güvenli mi?
Bu sık sorulan ve haklı bir sorudur. Veritabanı bağlantılı entegrasyonda program ana bilgisayarınıza kurulur ve veritabanına oradan bağlanır. Yani veri işletmenizin kendi bilgisayarında kalır; aktarım süreci sizin denetiminizdedir. Kurulum ve bağlantı yetkileri işletmede olur.
Yine de her kurulumda olduğu gibi, bağlantı bilgilerini ve yetkilerini korumak önemlidir. Entegrasyon programını güvenilir bir kaynaktan kurmak, bağlantı ayarlarını yetkisiz erişime kapatmak gerekir. Doğru kurulduğunda veritabanı bağlantısı hem verimli hem denetlenebilir bir yoldur.
Özetle
Entegrasyon, muhasebe programınız ile e-Defter arasındaki köprüdür ve iki biçimde kurulur: dosya aktarımı ya da veritabanı bağlantısı. Doğru modeli seçmek, her dönem harcadığınız zamanı ve yaptığınız hatayı azaltır. Kendi programınıza uygun modeli belirlemek isterseniz uzman ekibimize danışın.
