Luca kullananlar e-Defter'i, muhasebe programını bırakmadan oluşturabilir. Yöntem dosya aktarımıdır: Luca'dan alınan yevmiye Excel çıktısı e-Defter PRO'ya yüklenir, sistem bu çıktıyı eksiksiz biçimde XBRL GL formatında e-Defter ve beratına dönüştürür. Yevmiye çıktısı verebilen tüm Luca sürümleriyle çalışır. Hem mükellef hem de mali müşavir aynı akışı kullanabilir.
Yazar: e-Defter PRO İçerik Ekibi. Luca dahil farklı muhasebe programlarından e-Defter aktarımını her ay yürüten ekip.
Geçen dönem Luca kullanan bir mali müşavir ofisi aradı. Endişeliydiler. "e-Defter için Luca'yı bırakıp yeni bir programa mı geçeceğiz?" diye sordular.
Gerek yoktu.
Luca muhasebe tarafında kalmaya devam ediyordu. Değişen tek şey, e-Defter dosyalarının nasıl üretildiğiydi. Luca'dan aldıkları yevmiye çıktısını sisteme yüklediler, gerisini e-Defter PRO halletti. Bu yazıda bu akışı adım adım anlatıyoruz. e-Defter'in ne olduğunu e-Defter nedir rehberimizde bulabilirsiniz.
Kısaca Bilmeniz Gerekenler
- Luca ile e-Defter, dosya aktarımıyla oluşturulur: Luca'dan yevmiye Excel çıktısı alınır ve e-Defter PRO'ya yüklenir.
- Sistem, bu çıktıyı eksiksiz olarak XBRL GL formatında e-Defter ve beratına dönüştürür.
- Yevmiye çıktısı verebilen tüm Luca sürüm ve versiyonları desteklenir.
- Akışı hem mükellef hem de mali müşavir kullanabilir.
- Luca'yı bırakmanız gerekmez; muhasebe Luca'da, e-Defter üretimi e-Defter PRO'da yürür.
- GİB'e gönderimi siz yapmazsınız; sistem beratları otomatik gönderir ve GİB onaylı beratları geri çeker.
Luca ile e-Defter nasıl oluşturulur?
Luca ile e-Defter, Luca'dan alınan yevmiye çıktısının e-Defter PRO'ya yüklenmesiyle oluşturulur. Akış dosya aktarımına dayanır. Luca'da kayıtlarınızı her zamanki gibi işlersiniz, ardından yevmiye Excel çıktısını alırsınız. Bu dosyayı e-Defter PRO'ya yüklediğinizde sistem, kayıtları XBRL GL formatında e-Defter ve beratına dönüştürür.
Buradaki mantık, muhasebe ile e-Defter üretimini ayırmaktır. Luca sizin muhasebe programınızdır ve öyle kalır. e-Defter PRO ise o kayıtları GİB'in (Gelir İdaresi Başkanlığı) istediği biçime çeviren katmandır. İki sistem tek bir dosyayla, yani yevmiye çıktısıyla konuşur. Tek dosya. Hepsi bu.
Bu yaklaşımın avantajı, ekibinizin alışkanlıklarını bozmamasıdır. Muhasebe kaydı Luca'da yapılmaya devam eder, öğrenilecek yeni bir muhasebe programı yoktur. Sadece dönem sonunda bir çıktı alıp yüklersiniz.
Luca'yı bırakmam gerekir mi?
Hayır, e-Defter için Luca'yı bırakmanıza gerek yoktur. Bu, sahada en çok karşılaştığımız kaygı. Mükellefler ve mali müşavirler, e-Defter'e geçişi çoğu zaman "yeni bir muhasebe programına taşınmak" sanıyor. Oysa iki şey birbirinden ayrıdır.
Luca muhasebe kaydının tutulduğu yerdir. e-Defter ise o kaydın yasal elektronik biçimidir. e-Defter PRO, Luca ile muhasebeniz arasına girmez; yalnızca dönem kayıtlarınızı GİB formatına çevirir. Yani Luca'daki iş akışınız aynen devam eder.
Girişteki ofisin rahatlaması da buradan geldi. Yıllardır kullandıkları programı değiştirmeden e-Defter üretmeye başladılar. Değişen tek şey, dönem sonunda bir çıktı alıp yükleme adımıydı.
Hangi Luca sürümleri destekleniyor?
Yevmiye çıktısı verebilen tüm Luca sürüm ve versiyonları desteklenir. Ölçüt, programın sürüm numarası değil, yevmiye kayıtlarını Excel olarak dışa aktarabilmesidir. Sürüm numarası önemli değil. Bu çıktıyı üretebilen her Luca kurulumu e-Defter PRO ile çalışır.
Bu, uyumluluk sorusunu büyük ölçüde ortadan kaldırır. "Bizim Luca sürümümüz tutar mı?" diye endişelenmenize gerek kalmaz; yevmiye çıktısını alabiliyorsanız aktarım da yapılabilir. Emin değilseniz, elinizdeki çıktıyla bir deneme yaparak hızlıca görebilirsiniz.
Luca çıktısı defteri eksiksiz oluşturur mu?
Evet, Luca'dan alınan yevmiye çıktısı e-Defterin eksiksiz oluşmasına imkan tanır. Çıktıdaki yevmiye maddeleri, hesap kodları ve tutarlar sisteme aktarıldığında defter bunlardan üretilir. Amaç, Luca'daki kaydın birebir ve eksiksiz karşılığını GİB formatında oluşturmaktır. Ne eksik, ne fazla.
Burada bir güvence katmanı devreye girer. e-Defter PRO, dosyayı GİB'e göndermeden önce Schematron ve XBRL GL doğrulaması yapar. Böylece aktarımda gözden kaçabilecek bir tutarsızlık, yükleme öncesinde yakalanır. Bu, ceza riskini düşüren bir kontroldür. Berat kavramına yabancıysanız e-Defter beratı nedir yazısı işinize yarar.
Bu akışı kimler kullanabilir?
Luca ile e-Defter akışını hem mükellef hem de mali müşavir kullanabilir. İkisi için de yöntem aynıdır: Luca'dan yevmiye çıktısını al, e-Defter PRO'ya yükle, defteri ve beratı oluştur.
Mükellef tarafında bu, kendi defterini kontrol altında tutmak isteyen işletmeler için pratiktir. Mali müşavir tarafında ise asıl kazanç, çok sayıda mükellefi tek akışta yönetebilmektir. Her mükellefin Luca çıktısı ayrı ayrı yüklenip defteri üretilir, yaklaşan berat tarihleri tek ekranda takip edilir. Başvuru adımlarını e-Defter başvurusu nasıl yapılır yazısında bulabilirsiniz.
Luca ile e-Defter adım adım
Süreç, Luca'dan çıktının alınmasıyla başlar ve GİB onaylı beratla biter. Adımlar hem mükellef hem mali müşavir için aynıdır.
- Kayıtlarınızı her zamanki gibi Luca'da işleyin.
- İlgili dönemin yevmiye Excel çıktısını Luca'dan alın.
- Çıktıyı e-Defter PRO'ya yükleyin.
- Sistem kayıtları XBRL GL formatında e-Defter ve beratına dönüştürsün.
- Defteri mali mühür ya da nitelikli elektronik imzayla imzalayın.
- Gönderim otomatiktir: sistem beratları GİB'e gönderir ve GİB onaylı beratları geri çekip saklar.
Bu altı adım, dönem kapanışında rutin bir işe dönüşür. Yükleme son tarihlerini gönderim süreleri sayfamızda takip edebilirsiniz. Kurulum ve akışı birlikte görmek isterseniz uzman ekibimize danışın.
Luca'dan e-Defter'e Geçin
Özetle: Luca'yı bırakmadan e-Defter üretebilirsiniz. Yevmiye çıktısını alın, yükleyin, defter ve berat kendiliğinden oluşsun. Alışık olduğunuz muhasebe akışı değişmez, yalnızca GİB'e giden dosya otomatikleşir. Gerisi aynı kalır. Kendi Luca çıktınızla nasıl çalıştığını görmek isterseniz uzman ekibimize danışın.
