e-Defter Görüntüleyici, GİB'in (Gelir İdaresi Başkanlığı) sunduğu ücretsiz bir programdır. XBRL GL formatındaki yevmiye defteri, büyük defter ve berat XML dosyalarını insan okunur biçimde açar, görüntüler, yazdırır ve GİB kurallarına göre kontrol eder. Program defter oluşturmaz. Defterin kendisini üretmek, imzalamak ve beratını yüklemek GİB onaylı uyumlu yazılımın işidir. Görüntüleyici yalnızca üretilmiş dosyayı okur.
Yazar: e-Defter PRO İçerik Ekibi. Sahada mükelleflerin e-Defter dosyalarını görüntüleme ve kontrol süreçlerini yürüten ekip.
Geçen ay bir mükellef panik içinde aradı. Mali müşaviri e-Defter dosyalarını göndermişti, ama çift tıklayınca ekranda anlamsız kod satırları çıkıyordu. "Defterlerim bozuk mu?" diye sordu.
Bozuk değildi.
O dosya, insan gözüyle değil, makineyle okunmak üzere tasarlanmış bir XBRL GL dosyasıydı. Doğru araçla açıldığında saniyeler içinde okunur bir deftere dönüşüyordu. Bu yazıda hem dosyanın neden öyle göründüğünü hem de görüntüleyiciyle nasıl açacağınızı anlatıyoruz. e-Defter'in ne olduğunu e-Defter nedir rehberimizde bulabilirsiniz.
Kısaca Bilmeniz Gerekenler
- e-Defter Görüntüleyici, GİB'in sunduğu ücretsiz bir programdır; XBRL GL XML dosyalarını okunur hale getirir.
- Yevmiye defteri, büyük defter ve berat dosyalarını görüntüler, yazdırır ve GİB kurallarına göre kontrol eder.
- Görüntüleyici defter oluşturmaz. Defter üretimi ve imzalama, GİB onaylı uyumlu yazılımın işidir.
- Program Java tabanlıdır ve edefter.gov.tr üzerinden indirilir. Sürüm ve indirme yolu zaman zaman güncellenir.
- e-Defter XML dosyaları çift tıklayınca okunmaz; XBRL GL formatı makine okunur olduğundan görüntüleyici ya da dönüşüm gerekir.
e-Defter Görüntüleyici nedir?
e-Defter Görüntüleyici, GİB'in yayımladığı ve XBRL GL formatındaki e-Defter dosyalarını okunur biçimde gösteren ücretsiz bir programdır. Amacı, dosyaların GİB'e gönderilmeden önce üzerinde gerekli kontrollerin yapılmasını ve mükellefin defterini rahatça inceleyebilmesini sağlamaktır. Yevmiye defteri, büyük defter ve berat dosyalarını açar.
Programın en önemli özelliği, ne olmadığında saklı. Görüntüleyici bir defter üretim aracı değildir. Yani onunla yeni bir e-Defter oluşturamaz, imzalayamaz ya da GİB'e yükleyemezsiniz. Bunlar GİB onaylı uyumlu bir yazılımın işidir. Görüntüleyici, o yazılımın ürettiği dosyayı yalnızca okur ve kontrol eder.
Bu ayrım sahada sık karışıyor. Mükellefler görüntüleyiciyi "defter programı" sanıp onunla defter üretmeye çalışıyor. Oysa ikisi farklı katmanlardır: biri üretir, diğeri gösterir.
e-Defter XML dosyası neden açılmıyor?
e-Defter dosyaları çift tıklayınca okunur bir metin çıkmaz, çünkü XBRL GL formatı insan için değil makine için tasarlanmıştır. Dosyayı Not Defteri ya da tarayıcıyla açtığınızda, etiketlerle dolu bir kod yığını görürsünüz. Bu bir hata değil, formatın doğasıdır.
XBRL GL, muhasebe verisini uluslararası bir standartta, etiketli bir yapıda tutar. Bu yapı sistemler arası aktarımı ve doğrulamayı kolaylaştırır, ama gözle okumaya uygun değildir. Okunur hale gelmesi için bir dönüşüm gerekir. Görüntüleyici tam da bunu yapar: etiketli veriyi tablolara çevirip yevmiye maddelerini, hesap kodlarını ve tutarları düzenli gösterir.
Yani dosyanızda bir sorun yok. Sadece doğru araçla açılması gerekiyor. Beratın ne olduğuna dair ayrıntı için e-Defter beratı nedir yazımız işinize yarar.
Görüntüleyici ne yapar, ne yapmaz?
Görüntüleyicinin sınırlarını bilmek, onu doğru kullanmanın anahtarıdır. Aşağıdaki tablo yaptıklarını ve yapmadıklarını yan yana koyuyor.
| Görüntüleyici YAPAR | Görüntüleyici YAPMAZ |
|---|---|
| XBRL GL dosyasını okunur tabloya çevirir | e-Defter oluşturmaz |
| Yevmiye, büyük defter ve beratı görüntüler | Defteri imzalamaz / mühürlemez |
| Yazdırır ve PDF olarak kaydeder | Berat üretmez |
| GİB kurallarına göre kontrol / durum raporu üretir | GİB'e yükleme yapmaz |
Buradaki en kritik satır sağ üsttedir. Defter oluşturma işini görüntüleyici değil, GİB onaylı uyumlu yazılım yapar. Biz e-Defter PRO'da defteri üretiyor, imzalıyor ve gönderiyoruz; görüntüleyici ise üretilmiş dosyayı okumak ve kontrol etmek isteyen herkesin işine yarıyor. İkisi birbirini tamamlar, birbirinin yerine geçmez.
GİB e-Defter Görüntüleyici nasıl indirilir ve kullanılır?
GİB e-Defter Görüntüleyici, edefter.gov.tr sitesindeki indirilebilir yazılımlar bölümünden temin edilir. Program Java tabanlıdır ve bir Java Web Start dosyasıyla çalışır. Kurulum ve çalıştırma birkaç adımda tamamlanır. Aşağıdaki akış genel süreci gösterir.
- edefter.gov.tr sitesinden e-Defter Görüntüleyici dosyasını indirin.
- Bilgisayarınızda güncel Java sürümünün kurulu olduğundan emin olun.
- İndirilen görüntüleyici dosyasını çalıştırın.
- Programda defter ya da berat dosyanızı yükleyin.
- Defteri görüntüleyin, kontrol edin ve gerekirse yazdırın ya da PDF alın.
Bir uyarı yapalım. Görüntüleyicinin sürümü, indirme yolu ve Java gereksinimi zaman zaman güncelleniyor. En sık yaşanan sorun da Java sürüm uyumsuzluğu. Kurulumdan önce güncel gereksinimleri edefter.gov.tr üzerinden teyit etmenizi öneririz. Dosyalarınızı ilk kez üretecekseniz, önce e-Defter başvuru rehberimize göz atın.
Dört versiyondan hangisini seçmeliyim?
GİB görüntüleyici birkaç versiyonda sunulur ve seçim, defterinizin boyutuna ve ihtiyacınıza bağlıdır. Standart versiyon çoğu mükellef için yeterlidir. Büyük versiyonlar, boyutu yüksek defterleri sorunsuz açmak için bellek ve performans avantajı sağlar. Geliştirilmiş versiyonlar ise filtreleme ekler.
Filtreleme özellikle çok kayıtlı defterlerde işe yarar. Yevmiye tarih aralığına, yevmiye madde numarasına ya da hesap kodu aralığına göre süzme yapabilir, aradığınız kaydı hızlıca bulabilirsiniz. Yani defteriniz küçükse standart versiyon yeter; büyük ve çok kayıtlıysa geliştirilmiş büyük versiyon daha rahat çalışır.
Görüntüleyici dışında alternatif yollar var mı?
Evet, e-Defter dosyalarını görüntülemenin GİB programı dışında iki yolu daha vardır. Birincisi GİB'in yayımladığı dönüşüm şablonunu kullanmaktır. edefter.gov.tr'den indirilen berat.xslt dosyası, görüntülenecek XML ile aynı klasöre konur ve dosya bir tarayıcıyla açıldığında okunur hale gelir. Kurulum gerektirmez.
İkincisi kurulumsuz çevrim içi görüntüleyicilerdir. Bunlar dosyayı sürükleyip bırakmanızla defteri gösterir. Pratik görünürler, ama burada bir gizlilik uyarısı şart. Bu yolda defter verinizi üçüncü taraf bir sunucuya yüklemiş olursunuz. Mükellefin mali kayıtları hassas veridir, o yüzden güvenmediğiniz bir siteye defter yüklemeyin. En güvenli yol, GİB programı ya da GİB'in resmi dönüşüm şablonudur.
Özetle
Görüntüleyiciyi tek cümlede özetlersek: e-Defter dosyanızı okur ve kontrol eder, ama oluşturmaz. Dosyanız açılmıyorsa panik yapmayın, doğru araçla saniyeler içinde okunur. Defter üretimi ve gönderimi tarafında yardıma ihtiyacınız olursa uzman ekibimize danışın.
